数据备份是数据维护的一个重要环节,按照电子文件归档的有关要求,数字化档案应制作三套备份,一套封存保管,一套查阅利用,一套异地保存。另外,档案软件的数据库的不仅要做好备份,而且必须检查备份的数据库能否还原。曾有公司技术人员来我馆技术服务时,因操作失误引起部分数据丢失,笔者试着还原最近备份的数据库,结果发现不能还原,这点给了我深刻的教训和启示,备份数据库时,必须同时检查数据库能否还原。2.加强档案信息安全保障体系的建设。
我馆使用的科怡档案系统有两套网络版系统,一套是3.2版本,一套是升级后的2008版本,3.2版本的已在学校各部处推广使用,它仅限于档案目录的录入和查询,服务器托管在校网络中心;2008版本则挂接了数字化加工后的本科生学籍档案,之前因海量存贮服务器未到位,只能在我馆内网上使用。现在该服务器到位了,我馆一直探讨的档案信息安全问题就变得尤为突出。2008版科怡档案管理系统究竟能否放在校内局域网上使用,如何在确保数据库安全性的情况下方便利用者利用等问题给我们带来很大困扰,同时也要求我们时刻把档案信息安全放在突出位置,强化系统的监控以及防毒、杀毒功能,确保管理系统数据的安全、可靠,防止档案信息失密、泄密和丢失。四、纸质档案数字化加工后需要解决的问题纸质档案进行数字化加工,其目的是为了方便查询和利用。
目前我馆已将数字化加工后的学籍档案成功地挂接到科怡档案管理系统上,通过档案信息条目检索就能查到学籍档案全文。但同时也存在一个缺憾:不能直接进行全文检索。扫描后的数字化档案生成了不可更改的PDF文件,批量挂接到档案管理系统以后,能否直接、准确地进行全文检索?通过网络归档的电子文件批量挂接到档案管理系统以后,能否直接、准确地进行全文检索?这些都是我们今后必须面对和研究的问题。虽然OCR文字识别系统早已问世,但是它的识别率与图像文件的分辨率、文字与背景对比度、图像格式等要求有关。早年的纸质档案就比较难为OCR准确识别,因此非常希望能有高识别率的OCR系统,对图像文件的质量的依赖性越低越好。从微观上说,档案信息网站建设是信息化建设的重要组成部分,是一项高投入的工程,牵扯到中央和地方的巨大资金、人力、物力投入,如果花费巨大成本建设的档案信息网站最后无人问津,不能创造社会价值和经济价值,这将是档案信息网站建设的最大悲哀。如何利用好有限的资金,为社会创造出无限的价值,是摆在档案工作人员面前的艰巨任务。因此现实要求档案工作人员不能孤立地看待档案信息网站建设,要学会从网络经济学角度综合考量档案信息网站建设的多个环节,包括市场定位、建设方法、服务理念、信息服务方式等方面。一、面向大众准确的市场定位在一项成功的经济行为中占有十分重要的作用。马云的阿里巴巴给了我们很好的启示,他将目标定位在中国中小型企业,就是要阿里巴巴成为中国中小型企业电子商务的交易平台。在此定位下,阿里巴巴在中国这个电子商务不成熟的环境下发展起来,并成功地成为中国电子商务发展的领头羊。在档案信息网站建设中,市场定位同样至关重要。档案给人们的普遍印象是高深莫测、束之高阁。人们往往将档案和政*联系在一起,却忽略了众多与自身发展密切相关的珍贵经济、科研、科技档案信息。这些信息得不到应有的重视、开发和利用,十分可惜。在信息和网络时代来临之际,普及比稀有更重要,因为在网络上大量副本可以自由流通,产生价值的是普及型信息而非稀有型信息,档案信息再不能高高挂起。档案信息网站的定位就在普通民众,将档案信息介绍给民众,为普通的百姓提供更便利、更快捷、更优质的服务,使公民有平等的使用档案信息的机会。不仅如此,档案信息网站建设在开发上也应贴近民众,正如马云对阿里巴巴的技术人员提出的要求———让技术隐形,他们提供的服务让一个即使不擅长网络和计算机的人,也能不经过学习就能流畅的使用。二、联合开发档案网站建设中有一项耗费巨大且十分重要的工程———档案信息数字化。以美国国家广播档案馆为例,该馆利用馆藏优势,积极争取档案数字化课题,应约进行档案数字化。这样委托人提出数字化要求的同时,必须担负档案数字化费用,然后用合约的形式规定这些数字化后的档案信息可以提供给委托人以外的人利用并在网站上公布。其他利用者使用这些档案信息的时候,要向档案馆和委托人提供一定的前期数字化费用。联合开发之路使另一条网络经济规律得以实现———大规模的量身订制。与传统经济不同,在网络经济中,大规模的量身订制并不意味着昂贵和特权,任何特殊信息服务都面对着全球范围的潜在市场,对全球来说,所有特殊都不再特殊而仅是常规,最重要的是集结这一全球市场所需要的费用正随着网络的扩展而迅速下降。美国国家广播档案馆为某一美国公司量身订制的大量数字化信息,也许在下一分钟就被远在大洋彼岸的亚洲人所使用。联合开发这种档案网站建设方法丰富了档案网站的信息内容、减轻了档案机构数字化加工负担、便于全球利用者利用,可谓一举三得。三、无偿服务理念当资源变得充裕,慷慨可以孕育财富。无偿服务体现了网络经济学的一个原理,即免费比利润更重要。在网络经济学中,追求免费,吸引唯一真正的稀有资源———人们的注意力,提前迎接无可避免的价格滑落。所谓人们的注意力,就是人气,爆炸式发展的信息面临的是人们有限的注意力,这是网络经济最稀缺的资源。阿里巴巴在发展淘宝之初,就已经认识到从传统经济稀有资源到网络经济稀有资源的转变,于是采用了免费政策,结果使阿里巴巴至少占领了中国C2C一大半的市场份额,为淘宝占领并基本垄断C2C全部市场奠定基础。可见免费政策是非常明智的抉择。档案信息网站建设与其他领域的网站建设有一点本质的区别,那就是档案信息网站建设的初衷是更广泛的提供档案信息服务,宗旨是向全社会介绍档案和档案工作,展示档案事业的发展成就。简而言之,目前世界上绝大多数档案信息网站都是出于信息服务和发展档案事业的目的,是非赢利性的网络服务,更加不能唯利是图。在档案领域,吸引注意力就是吸引民众对档案的关注,提高社会档案意识,提高档案工作和档案事业在国家生活中的地位。美国大力提倡档案信息资源无偿服务,他们档案利用的理念是:档案是社会财富,人人都有权利利用它。这种观念还被明确写入法律条文。美国国家档案与文件署的网站信息服务都是免费的,只针对复制和散发等需耗费公共资源的服务收少许成本费用。美国档案信息网站的免费服务不是在自毁前途,也不是义气之举,因为美国档案服务机构的经费来源与利用者数量是挂钩的,所以他们千方百计吸引世界各地的利用者才能使自身更好地发展下去。于是美国档案信息网站在网络上发布民众关心和与大众贴近的档案信息,比如家谱档案的设立和热播电影相关档案的专栏设置,都拉进了档案和公民的距离。美国民众在查找相关信息的时候都会首先想到档案信息网站,这样利用者可以免费得到高质量信息。不仅如此,美国的档案网站和免费政策也为其吸引了广大外国利用者。2002年,我国历史博物馆斥资20万美元(复制费用),从美国国家档案馆复制回1.1万张二战期间中国大陆的航拍照片。这次回归事件的起因,就是美国国家档案馆网站的信息发布。从国外著名档案信息网站的例子可以看出,免费的档案信息服务为档案事业带来了无限的发展空间。而在我国,档案机构一度普遍秉持有偿服务的理念,认为只有有偿服务才能体现档案的价值。例如笔者曾在某区档案馆调研时看到,档案的利用不但收费,而且费用不低。出具档案证明的费用是10元/份,学历证明则更高,利用土地证的费用是。元不等,打印和复印的费用另算,种种费用累加在一起,让很多档案利用者望而却步。四、档案信息资源的整合网络经济学中有一个基本原理———纵向整合。该理论认为:通过纵向整合,可以让客户不必钻到知识链条的各个环节里去,强迫自己学会使用深层专业化的知识。经过整合的知识链条,相当于一个整体商品,并且是一个从深层次知识到大众需求层次知识转变的商品。这样可以降低总体占用成本。档案信息网站同样需要通过提供整合的知识以达到满足大众需求的目的。美国的国家档案与文件署网站提供的数字教室栏目就是对信息进行整合后推出的服务。所谓数字教室,就是在网络上提供教育教学的虚拟教室。美国的档案工作人员与教育工作者密切合作20多年,广泛搜集各门类各学科教育教学过程中形成的教学大纲、授课课件、授课视频、珍贵参考资料等内容,利用这些资料设置课程,分门别类为大众提供利用。数字教室每个月都要接受数千名师生访问,众多教育工作者、科研工作者和学生都能通过数字教室得到全面完整和真实的学习资料。此项服务得到了广大公众的普遍赞许,1997年被评为人文学科最佳教育站点之一。澳大利亚等国家档案馆网站也设立了类似服务栏目。加拿大国家档案馆是加拿大唯一的中央级档案馆,从其在首页设立的家谱档案来说,也体现了档案信息整合的服务方式。家谱档案提供家族成员的出生证明、死亡记录、婚姻档案、离婚记录等信息,是在欧美各国利用率较高的特色档案。家谱档案的设立不但方便了民众查阅家谱信息,更加拉进了档案与普通百姓的距离。在我国,档案信息网站提供的信息大多是未经整合的,少数整合的档案信息却没有形成规模,没有贴近民众,缺乏专题或特别门类整合的档案,增大了利用者查阅相关档案信息的难度,为档案信息的利用增添了无形成本。因此,我国在档案信息网站建设的时候,应该开拓思维,科学地整合档案信息,为广大利用者服务。档案信息网站建设的目的不仅局限在建设完善而有效的具体的物理形态的网络,而是通过档案信息网站这个有形网络的建设在全社会范围内形成广泛的档案利用人群这个无形的网络。为了更好地实现上述目标,网络经济学告诉我们:档案信息网站应该秉持无偿服务的理念,把自己定位在一切为了大众服务上,通过对档案信息的有效整合和走联合开发建设之路,继承和发扬档案机构传播知识、传承文明的光荣使命。
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